Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте правильно?

 

В некоторых ситуациях руководству любой компании может потребоваться составить акт об отсутствии работника на рабочем месте, установленный трудовым законодательством как главный способ доказать отсутствие человека на положенном ему по должности месте в положенное время. Такой акт о прогуле работника необходим, чтобы обосновать наложенное взыскание дисциплинарного характера.

Особенности нарушения

Само же взыскание может быть различного типа и варьироваться от простого замечания вплоть до увольнения. Писать акт об отсутствии работника на работе необходимо для того, чтобы вы могли доказать, что данное решение было обоснованным, а человек отсутствовал без уважительной на то причины. Знать о правилах того, как составляется такой бланк, нужно как руководству, так и простому сотруднику, так как последнему эта информация поможет избежать незаслуженного дисциплинарного наказания.

Вначале нужно определиться с тем, что же такое прогул и как оформить прогул работника в соответствии с законодательством. Другими словами, в каких случаях законодательство России признает отсутствие работника необоснованным, то есть не имеющим оправдания, а значит, являющимся нарушением трудовых отношений.

Основные моменты нарушений

Итак, под категорию прогулов подпадают отсутствия работника более чем 4 часа без перерывов. При этом у него не должно быть уважительной причины на это. Данный термин обозначает, что сотрудник не выполняет своих обязанностей, что закреплено в 192 ст. ТК.

Трудовой кодекс предусматривает несколько ситуаций, в которых работник может не присутствовать и это не будет считаться прогулом. Чаще всего, это листок нетрудоспособности, вызов на экзаменационную сессию (к слову, компания обязана отпустить работника, если у него есть такой листок-вызов), а еще повестка в суд или в полицию и иные правоохранительные органы Российской Федерации.

Когда можно не ходить на работу

Естественно, что во всех этих случаях должен предоставляться документ, подтверждающий причину неприсутствия работника. Но, помимо этих причин, в судебной практике последних лет принято считать уважительными еще обращения к врачу за медицинской помощью, при которой не оформляется листок нетрудоспособности, отведение к врачу ребенка-несовершеннолетнего и аварийные ремонтные работы у работника дома или в квартире.

Сотрудник имеет право не выходить на свое рабочее место, если в течение 15 рабочих дней ему не выплачивалась заработная плата. В таком случае он имеет право предупредить своего работодателя и приостановить выполнение рабочих обязанностей до тех пор, пока задолженность перед ним не будет полностью погашена. Составлять в данном случае акт об отсутствии нельзя, потому что все происходит в рамках законодательства и работник имеет право не приходить.

На то, чтобы привлечь сотрудника к ответственности за прогул путем составления акта, у работодателя есть всего один месяц с момента его совершения или же с того времени, как само нарушение было обнаружено. Если работник берет листок нетрудоспособности или находится в отпуске, исчисление этого срока приостанавливается.

Далее необходимо разобраться в том, как составляется данный бланк и существует ли образец для его заполнения, утвержденный государством. Так вот, какой-либо унифицированной формы нет, но есть наиболее типичные образцы такого документа, которые вы легко сможете найти на специализированных сайтах. Далее же будут рассмотрены требования к процедуре его составления. Нужно учитывать, что нарушение любого из них является причиной признать бланк, а значит, и само дисциплинарное взыскание по отношению к работнику, неправомочным, поэтому любой работодатель должен хорошо знать об особенностях процедуры.

Необходимая реакция начальства

По существующим правилам, если человек не вышел на работу, это должно быть зафиксировано в присутствии как минимум 2 человек. Это делается для того, чтобы защитить человека от произвола руководства и обеспечить объективность составления акта. В данном случае они выполняют функции, аналогичные тем, которые выполняют понятые при некоторых иных процессуальных делах.

В акт необходимо включить определенные сведения, которые помогут доказать, что вся процедура была правильно соблюдена. Вначале нужно указать данные всех сотрудников, участвующих в комиссии, начальника, а еще самого провинившегося.

Эти данные должны включать в себя, помимо фамилии, имени, отчества, еще и должности, которые занимают сотрудники компании. Также необходимо указать, какие действия предпринимались для того, чтобы узнать, где находится сотрудник в рабочее время и почему он отсутствует на рабочем месте, и о том, какие были результаты этих действий.

Таким образом, подтверждается то, что работнику был дан шанс объясниться, до того как был составлен протокол. Обычно меры по поиску включают в себя телефонные звонки на личный и рабочий мобильные номера и домашний телефон, если это необходимо.

Далее указывается время, которое работник отсутствует на рабочем месте на момент составления акта. В нем необходимо сделать отметку, если часть времени являлась обеденным или другим законным перерывом сотрудника, обеспеченным ему нормами трудового права и индивидуальным договором.
В конце нужно будет указать место, то есть город или иной населенный пункт, в котором был составлен данный акт, а еще дату, в которую он составлялся. Причем дата прогула не всегда соответствует дате составления акта, ведь, как уже говорилось выше, он может быть составлен позднее, если будет обнаружено, что сотрудник в какой-то день отсутствовал на рабочем месте дольше разрешенного, но в таком случае работодателю будет сложнее доказать свою правоту в суде, если это потребуется.

Что нужно знать сотруднику

Сотрудник, на которого был составлен данный документ, должен быть с ним ознакомлен.

Заверяется это ознакомление подписью. Если работник отказывается подписывать бумагу, это должно быть отмечено и подтверждено подписями всех членов комиссии.

Работнику нужно учитывать, что даже если он откажется подписывать документ, то это не избавит его от последствий дисциплинарного характера. Поэтому, как показывает практика, лучше свое несогласие и возражения внести в сам акт, подтвердив подписью. В случае каких-либо разбирательств это поможет доказать свою правоту гораздо эффективнее, чем простой отказ расписаться.

Существует несколько оснований для признания акта недействительным через суд. Большинство из них проистекают из нарушения работодателем правил данной процедуры, поэтому к указанным выше вещам нужно относиться очень внимательно.

Наиболее частым является предоставление доказательств работником того, что его не пытались ознакомить с актом, как того требует законодательство. В этом случае документ будет признан недействительным.
Оправданием для работника могут послужить какие-либо бумаги, подтверждающие, что он отсутствовал по разрешенной законом причине, при этом показаны заранее они быть не могли по обстоятельствам, не зависящим от человека.

http://www.youtube.com/watch?v=Ipuy23Z7Mwk

Так, например, листок нетрудоспособности или справка предоставляется уже после болезни, как и повестка из правоохранительных органов может быть выдана уже после того, как человеку пришлось туда явиться.

Для того чтобы акт можно было оспорить, достаточно отсутствия доказательств того, что работника не было непрерывно более 4 часов. В акте должны быть указаны сведения о причине прогула, если они отсутствуют, то это будет поводом признать его недействительным.

Несмотря на то что прогулы являются наиболее частым вариантом нарушения дисциплины в российских компаниях, подобный акт составляется относительно редко. Как показывает практика, гораздо проще и быстрее решить этот вопрос без подобного оформления. Его же составляют обычно, если работник систематически не выполняет свои обязанности, увольняться по собственному желанию не хочет и руководству требуется формальное основание для начала процедуры расторжения с ним трудового договора.

http://www.youtube.com/watch?v=bKZFWMMvwck

После этого уже можно будет составлять приказ на увольнение. Но только после того, как будет зафиксировано отсутствие работника на рабочем месте путем создания этого акта.