Учет расчетов с персоналом по оплате труда

Как производится учет расчетов с персоналом по оплате труда правильно?

 

Такая форма контроля государства за компаниями, как учет расчетов с персоналом по оплате труда, занимает важное место в документообороте. К его составлению нужно относиться очень внимательно, так как ошибки здесь недопустимы и могут повлечь за собой достаточно серьезные последствия, если это будет обнаружено при проверке.

Кроме того, ведение учета расчетов с персоналом по оплате труда полезно самому руководству предприятия, ведь оно получает возможность отследить состояние компании на данный момент, прибыль, расходы и другие аспекты ее деятельности посредством анализа цифровой статистики.

Особенности отчетности

Согласно общепринятому в правовом поле понятию, которое является актуальным и на начало 2016 года, расчеты с персоналом по оплате труда – это сводный комплекс данных о состоянии компании, ее имущественном и финансовом состоянии, который создается на основе бухгалтерского учета и иных данных.

У этой деятельности достаточно простая цель: анализ расчетов с персоналом по оплате труда позволяет обобщить все существующие данные за прошлый период и предоставить их заинтересованным гражданам, организациям и государственным структурам. Существуют определенные формы отчетности, от которых зависит оплата труда работников , в соответствии с которыми отчетность должна создаваться. В данном случае основные принципы формирования зарплаты работников в относительно крупной и небольшой компаниях будут идентичны.

Бухгалтерская отчетность

Такой этап, как сдача отчетности и оплата труда работников, является не последней в серии процедур, входящих в понятие бухгалтерского учета. В бухгалтерской отчетности выводится нарастающим итогом нынешнее состояние компании как с имущественной, так и с финансовой стороны. Составляется данная отчетность за определенные периоды выплаченной заработной платы работнику, устанавливается которая в соответствии со штатным расписанием. Периодом может быть месяц, квартал, год. Важным аспектом является то, что составляться отчетность может только на русском языке, а все суммы должны быть указаны в ныне действующей денежной единице РФ, то есть в рублях. Указание сумм оплаты труда работников предприятия в иных валютах не допускается.

Функции учета

Для современного документооборота финансовая отчетность предприятия имеет достаточно важное значение, так как выполняет сразу несколько функций, без которых обойтись нельзя.

Когда проводится текущая бухгалтерская отчетность, то производится отбор необходимых параметров и значений, наиболее точно характеризующих деятельность фирмы за рассматриваемый период, в том числе к ним относится заработная плата работника. Те же показатели, которые не имеют значения для той организации, на рассмотрение которой в последствии предоставляется данный отчет, могут быть убраны для того, чтобы не было чрезмерно много избыточной информации, затрудняющей ее понимание. Cистема оплаты труда работников значительно упрощается благодаря тому, что проводится систематизация всех показателей и других характеристик финансового и имущественного положения фирмы,

Именно учет расчетов с работниками по оплате труда является основой для полноценного финансового анализа, с помощью которого можно прояснить нынешнее положение дел в компании. С его помощью рассматриваются особенности оплаты труда различных категорий персонала и делается экспресс-оценка состояния организации с помощью различных показателей ее платежеспособности, а еще грядущих перспектив фирмы и сведений о численности и заработной плате работников. Становится ясна платежеспособность компании, уровень дохода, который она получает и многие другие параметры.

Важное место занимает взаимосвязь между отчетностью и планированием. Данный учет позволяет определить состояние компании, а значит и то, насколько оно соответствует запланированному на момент начала отчетного периода. Руководство компании, получив подобные систематизированные данные, имеет возможность трезво оценить состояние фирмы, направление и темпы ее развития, провести инвентаризацию расчетов с персоналом и, если необходимо их совершенствование, внести коррективы для исправления ситуации.

С помощью данного рода отчетности можно выявить ошибки в управлении и деятельности на всех уровнях предприятия, оценить необходимость изменений, в результате организация оплаты труда работников может быть усовершенствована. Именно на ее основе производится планирование на следующий период. Таким образом, планирование находится в достаточно сильной зависимости от того, насколько точно был сделан последний за определенный период времени бухгалтерский отчет. Для данной цели в некоторых случаях может использоваться и упрощенная форма такого отчета, если требуется оперативно предоставить информацию о делах компании.

Именно оформление такого отчета является главной возможностью предоставить данные о состоянии компании каким-то внешним структурам. Это может потребоваться как для государственных органов, так и для других целей, например, во время продажи или слияния компаний.

Масштабы учета

В учет расчетов с персоналом по заработной плате включаются все подразделения компании. То есть в нее входят данные по всем структурным подразделениям, отделам и филиалам. Данный отчет должен полностью охватывать деятельность компании за предыдущий период. Иногда требуется и производится автоматизация процесса. Но она невозможна, если у организации существуют дочерние компании, для них предусмотрена отдельная процедура.

Если есть дочерние компании, то помимо самой отчетности, которая создается в каждой из этих организаций, должна быть собрана единая консолидированная отчетность данных групп, в которой отражается деятельность всех организаций, относящихся к данной компании. Создается она силами главной централизованной бухгалтерии, обслуживающей данную компанию, равно как и тарифная система.

Для создания подобной отчетной ведомости используются сведения о численности и заработной плате работников двух типов, а именно синтетического и аналитического анализа. Они должны координировать свою деятельность для создания единой систематической картины состояния компании на момент составления данного документа.

Нужно учитывать некоторые особенности. Например, данные вступительного баланса, то есть количество финансовых и имущественных средств, относящихся к данной организации, должны полностью соответствовать итогу, который был приведен в отчете за предшествующий период времени.

С этими данными нужно быть очень внимательными, неправильная организация оплаты труда персонала сразу же привлечет внимание, к примеру, налоговой инспекции.

Данный документ должен быть заверен руководителем организации, а еще его подписывает главный бухгалтер. Тем самым подтверждаются данные, указанные в нем. Если в последствии обнаружатся ошибки системы оплаты труда работников, то именно эти два человека будут главными ответственными лицами, поэтому прежде чем поставить свою подпись, лучше все внимательно изучить и проверить. Контроль необходим на всех этапах работы с учетом.

Другие формы отчетности

Как уже говорилось выше, существуют определенные формы, по которым осуществляется отчетность компаний. Современная классификация бухгалтерской отчетности включает в себя несколько таких документов. Эти формы созданы для упорядочивания системы и приведение ее к единообразию. Именно их и следует использовать бухгалтерии любой организации, будь то ООО, ОАО или какая-то иная форма предприятия. На данный момент предусматривается шесть таких форм:

1. Бухгалтерский баланс – это основная форма, которая так и называется в большинстве инструкций и нормативных актов: форма №1.
2. Форма №2 – это документ, в котором указываются данные о прибылях и убытках. Он так и называется – отчетность о прибыли и убытке.
3. Форма №3 предназначена для оценки движения капитала компании за прошедший период. Ее правильное название – отчет о движении капитала.
4. Форма №4 является способом оценки движения денежных средств компании за отчетный период времени. Данная бумага называется отчетом о движении денежных средств.
5. Форма №5 – это не вполне самостоятельный документ, а приложение к первой форме, то есть, бухгалтерскому балансу. Оно так и называется – приложение к бухгалтерскому балансу.

Для всех этих форм существуют единые правила заполнения, которым должны следовать те лица, которые занимаются оформлением данной документации.

Так, должны быть указаны данные во всех предусмотренных графах. Если же для какой-то из них данные отсутствуют по объективной причине, например, компания не занимается определенного рода деятельностью, предусмотренной формой, то в данном пункте необходимо поставить прочерк.

https://www.youtube.com/watch?v=TtUS8Otw-Vg

Что касается исправлений и помарок, то они не допускаются. Если все же вам необходимо внести какие-то коррективы, то все они должны быть заверены теми же лицами, которые подписывают саму отчетность. Это делается для того, чтобы уже после подписания бумаг никто не мог просто так внести в них какие-то изменения. Помимо подписи, заверяющей исправление, необходимо поставить дату того дня, в который это было сделано.

В каждой форме должны указываться определенные реквизиты, предусмотренные законом. К ним относятся такие, как название самой используемой формы, дата или период времени, на который создается данная отчетность, название компании, налоговый номер, вид/род деятельности, осуществляемый компанией. Еще указываются ее организационная форма (ООО, ОАО и другие), формат, в котором будут приведены все показатели в числах, почтовый адрес компании, содержание, которое определяется показателями, а еще нужны подписи, обычно руководителя и главного бухгалтера.

https://www.youtube.com/watch?v=YQNdWza-dVM

К созданию отчетности необходимо относится максимально внимательно. Эксперты рекомендуют главному бухгалтеру проверять все, что делается другими работниками, так как именно он является одним из главных ответственных лиц, на которых падет вина за невыполнение любого плана.